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Una vez definidos los objetivos en el Plan de Medios Sociales debemos identificar las acciones que pensamos realizar para conseguir los resultados esperados y planificarlas en tiempo y recursos. Este Plan de implementación o ejecución contemplaría por tanto:

  • Las acciones que se van a llevar a cabo para conseguir esos objetivos
  • Calendario de puesta en marcha de esas acciones
  • Desglose de las acciones en tareas y programación de fechas en detalle (pueden ser anexos o definirse con posterioridad en una planificación aparte)
  • Recursos que van a emplearse (si hay un equipo o colaboran mas personas aparte del CM) y su organización
  • Coordinación con otras áreas de la compañía

Una vez definida la Estrategia en Medios Sociales debemos elaborar el Plan Táctico para identificar y programar las tareas que vamos a llevar a cabo

Esta planificación marcará en gran medida la guía de actuación del Community Manager, aunque es cierto que, en un mundo tan dinámico como el de las redes sociales, una programación detallada a un año vista está sujeta a muchas desviaciones y cambios. Podemos optar por hacer una planificación general, es decir, definir la ‘hoja de ruta’ con los hitos más importantes e ir detallando cada trimestre.

Lo que debemos tener claro es que un Plan es una herramienta que nos ayuda a pensar sobre lo que hay que hacer, que dependencias tienen unas tareas con otras o cómo puede afecta la no disponibilidad de un recurso, pero si las previsiones han sido erróneas o el contexto cambia, debemos adaptarlosin dudar a las nuevas circunstancias. La frase “un plan no es nada, pero la planificación lo es todo” quizás resuma esta idea.

El desarrollo detallado del Plan podría contener estos elementos:

  • Perfiles que se van a dar de alta o a actualizarse en las redes y webs sociales. Aspectos generales: logos o imágenes corporativas que se van a utilizar, planteamiento de cuentas del CM y la empresa, permisos, cómo quedaran enlazados los distintos medios entre sí y con la Web y Blog de la empresa si estos existen.
  • Si se ha a decidido poner en marcha un Blog: análisis y elección de la solución técnica más adecuada.
  • Planificación de contenidos a publicar y comunicar: tipología, responsables de elaborarlos, detectar posibles fuentes dentro de la empresa, frecuencia de publicación, medios utilizados, directrices generales para la reutilización de contenidos en los distintos medios.
  • Definición y planificación de las Campañas que se van a desarrollar en coordinación con el departamento de Marketing: calendario, objetivos, presupuesto, medición.
  • Medios, Recursos y Presupuesto a emplear para poner en marcha todas esas acciones.
  • Organización: coordinación y canales de comunicación interna y externa (con el resto de la empresa) de esos recursos.
  • Plan de comunicación y/o formación a todos los empleados de la empresa para involucrarlos en la estrategia de medios sociales de la compañía.
  • Plan de contingencia ante posibles fallos o crisis que puedan afectar a la reputación digital de la marca

Ejemplo definición de Objetivos y Acciones en Medios Sociales

Veamos a través de un ejemplo cómo podríamos realizar la planificación de acciones de un objetivo que hayamos definido anteriormente.

Descripción

Nuestra empresa es una cadena de talleres de reparación de automóviles y nos marcamos como objetivos el difundir y reforzar nuestra imagen de marca como expertos en la reparación de vehículos de cualquier fabricante y obtener leads cualificados que puedan convertirse en clientes habituales, apoyándonos en los medios sociales.

Objetivos y resultados a conseguir

Nuestro departamento de marketing ha elaborado un manual-presentación llamado “Recomendaciones para la puesta a punto de su vehículo en invierno” que da consejos útiles para revisar y preparar el coche en esa época del año.

Para incentivar su descarga, lectura y la obtención de potenciales clientes vamos a realizar una promoción. Consistirá en un sorteo de un servicio gratuito de diagnóstico rápido del coche, que denominamos “fastCheck”, y un 10% de descuento para todos los participantes.

Definimos los objetivos:

Objetivo-1 conseguir 1000 descargas de nuestro documento-presentación a través de los medios sociales, durante el último trimestre del año.

KPI-1

número de descargas contabilizadas en los medios sociales de contenido donde vamos a publicar la presentación

Objetivo-2

conseguir 300 leads cualificados en el último trimestre a través de un formulario publicado en Facebook.contactos

KPI-2

número de contactos válidos que se registren en ese formulario de FB

Planificación de acciones

Una vez tenemos los objetivos y cómo vamos a medir los resultados debemos planificar las acciones que hay que llevar a cabo para conseguirlos:

* Promoción en Facebook

Vamos a hacer un sorteo entre los fans que cumplimenten un formulario e incluyan el código de la promoción ‘fastCheck2021’, regalando un servicio de diagnóstico del coche “fastCheck” para cada uno de nuestros diez talleres.

Al inscribirse deberán indicar en qué taller quieren realizarlo, ya que se sorteará un ganador para cada uno. Al resto de participantes se les hará un descuento del 10% sobre nuestra tarifa (deben presentar impreso el resultado del formulario de inscripción)

  • Crear formulario de inscripción con los campos obligatorios: Nombre y Apellidos, email, teléfono, Ciudad, Vehículo (marca, modelo, matrícula, kms), Taller elegido y código de promoción. (Responsable: departamento Informática)
  • Seleccionar un servicio online para realizar el sorteo de forma certificada (ej: Sortea2, Rafflecopter,…) (departamento Marketing)
    Nota: en vez de los dos anteriores puntos, podríamos haber optado por utilizar alguna App específica para gestionar sorteos en Facebook
  • Elaborar bases legales y descripción de la mecánica del sorteo (responsable: departamento Marketing)
  • Incluir descripción y condiciones del servicio fastCheck del servicio dado por Marketing

* Preparación y subida de presentaciones
Vamos a incluir referencia a la promoción en Facebook (FB) en el propio documento. Para ello:

  • Comprobar las presentaciones para que vayan nuestras direcciones de Web y medios sociales visibles.
  • Explicar brevemente en la última página la promoción que vamos a realizar en Facebook: sorteo de 10 FastCheck gratuitos incluyendo el código: “FastCheck2021”
  • Subir las presentaciones a los webs sociales de contenido donde tenemos cuenta: Slideshare, Scribd e Issuu.
  • Chequear la actualización e información que tenemos en esos perfiles.

* Difundir el Manual y el Sorteo

Vamos a propiciar visitas entre nuestros medios sociales.

Vamos a priorizar Slideshare, por ser el que nos trae más visitas. Publicaremos solo el enlace a este servicio. Como queremos que los visitantes exploren lo que tenemos en este canal de contenido, optamos por no embeber la presentación hasta finalizar la campaña.

  • Elaborar y publicar un post en nuestro Blog presentando el documento, enlace a nuestra página FB donde publicamos la promoción y enlace a Slideshare
  • Incluir en nuestra sección ‘Consejos’ de la Web corporativa enlace a este post y a Slideshare
  • Publicar en facebook
  • Ponerlo como publicación promocionada (FB permite 3 días. Se supone que cumplimos los requisitos para contratarlo)
  • Publicar en Twitter periódicamente tweets con enlace a Slideshare y otros a la promoción en Facebook

* Realización del sorteo

Se hará en coordinación con marketing:

  • Cerrar la admisión de conscursantes (deshabilitar formulario)
  • Chequeo de los email. Envío para confirmación
  • Realización del sorteo (Marketing)
  • Publicación de resultados en los medios sociales
  • Contacto con ganadores para concertar visitas (Operaciones Taller)

A esta tareas les asignaremos los recursos que van a realizarlas y en qué fechas. Aunque valdría perfectamente un simple documento de texto o una hoja de cálculo, podemos reflejarlo en un diagrama de Gantt para facilitarnos su visualización y seguimiento. Hay numerosas herramientas de gestión de proyectos y planificación de proyectos que facilitan en esta tarea. En el último tema incluimos algunos servicios online donde puedes obtenerlos gratuitamente. Mostramos el resultado realizado con uno de ellos (SmartSheet):

Diagrama de Gantt
Plan ‘Campaña fastCheck” – Diagrama de Gantt con tareas a realizar, fechas, recursos

Recursos y Presupuesto

Para completar la planificación especificaríamos las personas o departamentos asignados a cada tarea y el presupuesto.

Recursos:

Es posible también imputarlo en la herramienta que hemos utilizado como se veía en la imagen. Además del CM, estaría involucrado el departamento de Marketing y el de Operaciones

Presupuesto:

En las campañas o acciones puntuales, no suelen considerarse los salarios ni costes generales, sino costes específicos necesarios para llevarla a cabo. En este caso del ejemplo podrían considerarse:

  • Gastos de publicación promocionada en FB
  • Gastos del sorteo (por ejemplo coste de un servicio o una app de pago, o si se hiciera ante notario)
  • Costes derivados de ofrecer los 10 servicios gratuitos de fastCheck: normalmente no imputaríamos el precio de venta del servicio sino su coste (7)
    Los cálculos de costes dependerían del criterio de la empresa. Una forma usual suele ser imputar el coste medio que tenga calculado para este servicio (mano de obra, costes de ‘fungibles’ y pequeño material que se incluya en el servicio: líquido limpiaparabrisas, fusibles…).

7 El precio de venta sí debe considerarse a efectos de fiscalidad del premio. Si tiene un valor superior a 300 €, debe aplicarse una retención en el IRPF del 10% al ganador.

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